Accepting Children — Voucher VerificationAceptando Niños — Verificación de VoucherAksepte Timoun — Verifikasyon Voucher接收孩子——补贴凭证核实
Important
Do NOT begin subsidized care without a confirmed, active voucher/authorization. "The voucher is coming" is not an active voucher. Verify with your CCR&R first.
Importante
NO comience el cuidado subsidiado sin un voucher/autorización confirmado y activo. "El voucher viene en camino" no es un voucher activo. Verifique primero con su CCR&R.
Enpòtan
PA kòmanse swen sibvansyone san yon voucher/otorizasyon konfime ki aktif. "Voucher la ap vini" se pa yon voucher aktif. Verifye ak CCR&R ou a anvan.
重要
在未确认有效的补贴凭证/授权认定之前，请勿开始提供有补贴的托育服务。"凭证即将到达"不等于有效凭证。请事先向您的 CCR&R 核实。
Before you accept a subsidized child into your program, you must verify that they have an active authorization and placement in the CCFA system. Providing care before this is confirmed means you will not be reimbursed for those days — and doing so repeatedly can trigger a Provider Intentional Program Violation.
"The voucher is coming" is not an active voucher. A parent telling you they're approved, or that they're waiting on paperwork, does not mean authorization exists in CCFA. Verify with your CCR&R before the child's first day.
What "Active Authorization" Means
An active authorization means all of the following are in place:
- The family has been determined eligible for subsidized care by their CCR&R or DTA/DCF
- An authorization record exists in CCFA
- A placement (linking that child to your specific program) has been entered in CCFA
All three conditions must be met. A family can be eligible and authorized but not yet have a placement at your program — in that case, you cannot begin care.
When Enrollment Can Begin
Enrollment can begin up to 14 days before the child's service need officially starts (for example, before a new job starts). But authorization must already exist in CCFA for this to apply. Contact your CCR&R to confirm both the authorization and the placement before you allow the child to start attending.
EEC also lifted the requirement that a child must physically attend once before payment begins. As long as the authorization and placement are in CCFA and the parent has submitted written intent for the child to be enrolled, payment can begin from the first day of enrollment — but again, only if authorization is confirmed first.
How to Verify
Contact your CCR&R's CCFA Administrator to confirm:
- Is there an active authorization for this child?
- Has a placement been entered at my program?
Do not rely on what a parent tells you about their voucher status. Verify directly.
What Happens If You Accept Without an Active Voucher
If you begin providing care before authorization is confirmed in CCFA:
- EEC will not reimburse you for those days
- If this happens repeatedly or is determined to be intentional, it can be treated as a Provider Intentional Program Violation (PIPV)
- You cannot retroactively collect from EEC for un-authorized care
The financial exposure is yours — EEC will not reimburse for unauthorized care, and there is no retroactive remedy. A brief delay to verify is worth it.
Accepting Children From Different Referral Types
Some children come through standard income-eligible vouchers; others come through DTA referrals (TAFDC, SNAP) or DCF referrals. The verification process is the same in all cases — confirm that an authorization AND placement exist in CCFA before care begins.
Next Steps
- Overview of provider obligations: See Accepting Subsidies (2.1)
- How reimbursement works once authorized: See How Reimbursement Works (2.4)
- Attendance and enrollment tracking: See Attendance Tracking (2.7)
- What happens if there's a billing error: See Provider Improper Payments and Fraud (2.9)
- Contact your CCR&R to verify voucher status before accepting a child for subsidized care
Antes de aceptar a un niño subsidiado en su programa, debe verificar que tenga una autorización y un lugar activos en el sistema CCFA. Proporcionar cuidado antes de que esto se confirme significa que no se le reembolsará por esos días — y hacerlo repetidamente puede desencadenar una Violación Intencional del Programa del Proveedor.
"El voucher viene en camino" no es un voucher activo. Que un padre le diga que está aprobado, o que está esperando papeleo, no significa que exista una autorización en CCFA. Verifique con su CCR&R antes del primer día del niño.
Qué significa "autorización activa"
Una autorización activa significa que todo lo siguiente está en su lugar:
- La familia ha sido determinada elegible para cuidado subsidiado por su CCR&R o DTA/DCF
- Existe un registro de autorización en CCFA
- Se ha ingresado un lugar (vinculando a ese niño con su programa específico) en CCFA
Las tres condiciones deben cumplirse. Una familia puede ser elegible y autorizada pero aún no tener un lugar en su programa — en ese caso, usted no puede comenzar el cuidado.
Cuándo puede comenzar la inscripción
La inscripción puede comenzar hasta 14 días antes de que la necesidad de servicio del niño comience oficialmente (por ejemplo, antes de que comience un nuevo trabajo). Pero la autorización ya debe existir en CCFA para que esto aplique. Contacte a su CCR&R para confirmar tanto la autorización como el lugar antes de permitir que el niño comience a asistir.
EEC también eliminó el requisito de que un niño deba asistir físicamente una vez antes de que comience el pago. Siempre que la autorización y el lugar estén en CCFA y el padre haya presentado la intención por escrito de que el niño esté inscrito, el pago puede comenzar desde el primer día de inscripción — pero nuevamente, solo si la autorización se confirma primero.
Cómo verificar
Contacte al Administrador CCFA de su CCR&R para confirmar:
- ¿Hay una autorización activa para este niño?
- ¿Se ha ingresado un lugar en mi programa?
No confíe en lo que un padre le diga sobre el estado de su voucher. Verifique directamente.
Qué sucede si acepta sin un voucher activo
Si comienza a proporcionar cuidado antes de que la autorización se confirme en CCFA:
- EEC no le reembolsará por esos días
- Si esto sucede repetidamente o se determina que es intencional, puede tratarse como una Violación Intencional del Programa del Proveedor (PIPV)
- No puede cobrar retroactivamente de EEC por cuidado no autorizado
La exposición financiera es suya — EEC no reembolsará por cuidado no autorizado, y no hay remedio retroactivo. Una breve demora para verificar vale la pena.
Aceptar niños de diferentes tipos de referencia
Algunos niños llegan a través de vouchers estándar basados en ingresos elegibles; otros llegan a través de referencias de DTA (TAFDC, SNAP) o referencias de DCF. El proceso de verificación es el mismo en todos los casos — confirme que exista una autorización Y un lugar en CCFA antes de que comience el cuidado.
Próximos pasos
- Visión general de las obligaciones del proveedor: Consulte Aceptar subsidios (2.1)
- Cómo funciona el reembolso una vez autorizado: Consulte Cómo funciona el reembolso (2.4)
- Seguimiento de asistencia e inscripción: Consulte Seguimiento de asistencia (2.7)
- Qué sucede si hay un error de facturación: Consulte Pagos indebidos y fraude de proveedores (2.9)
- Contacte a su CCR&R para verificar el estado del voucher antes de aceptar a un niño para cuidado subsidiado
Anvan ou aksepte yon timoun sibvansyone nan pwogram ou a, ou dwe verifye ke yo gen yon otorizasyon aktif ak plasman nan sistèm CCFA a. Bay swen anvan sa konfime vle di ou p ap ranbouse pou jou sa yo — epi fè sa repete ka deklannche yon Vyolasyon Entansyonèl Pwogram Founisè.
"Voucher la ap vini" pa yon voucher aktif. Yon paran ki di ou yo apwouve, oswa y ap tann papye, pa vle di otorizasyon egziste nan CCFA. Verifye ak CCR&R ou a anvan premye jou timoun nan.
Sa "Otorizasyon Aktif" Vle Di
Yon otorizasyon aktif vle di tout sa ki swiv yo an plas:
- CCR&R yo oswa DTA/DCF te detèmine fanmi an kalifye pou swen sibvansyone
- Yon dosye otorizasyon egziste nan CCFA
- Yo te antre yon plasman (ki konekte timoun sa a ak pwogram espesifik ou a) nan CCFA
Tout twa kondisyon dwe satisfè. Yon fanmi ka kalifye epi otorize men poko gen yon plasman nan pwogram ou a — nan ka sa a, ou pa ka kòmanse swen.
Lè Enskripsyon Ka Kòmanse
Enskripsyon ka kòmanse jouk 14 jou anvan bezwen sèvis timoun nan kòmanse ofisyèlman (pa egzanp, anvan yon nouvo travay kòmanse). Men otorizasyon dwe deja egziste nan CCFA pou sa a aplike. Kontakte CCR&R ou a pou konfime tou de otorizasyon an ak plasman an anvan ou pèmèt timoun nan kòmanse vini.
EEC te leve egzijans ke yon timoun dwe fizikman prezan yon fwa anvan peman kòmanse tou. Depi otorizasyon an ak plasman an nan CCFA epi paran an te soumèt entansyon ekri pou timoun nan enskri, peman ka kòmanse apati premye jou enskripsyon an — men ankò, sèlman si otorizasyon an konfime anvan.
Kijan Pou Verifye
Kontakte Administratè CCFA nan CCR&R ou a pou konfime:
- Èske gen yon otorizasyon aktif pou timoun sa a?
- Èske yo te antre yon plasman nan pwogram mwen an?
Pa depann sou sa yon paran di ou sou estati voucher yo. Verifye dirèkteman.
Sa Ki Rive Si Ou Aksepte San yon Voucher Aktif
Si ou kòmanse bay swen anvan otorizasyon konfime nan CCFA:
- EEC p ap ranbouse w pou jou sa yo
- Si sa rive repete oswa yo detèmine ke se entansyonèl, sa ka trete kòm yon Vyolasyon Entansyonèl Pwogram Founisè (PIPV)
- Ou pa ka kolekte retwoaktifman nan men EEC pou swen ki pa otorize
Ekspozisyon finansye a se pa ou — EEC p ap ranbouse pou swen ki pa otorize, epi pa gen remèd retwoaktif. Yon ti reta pou verifye vo lapenn.
Aksepte Timoun ki Soti nan Diferan Kalite Referans
Kèk timoun rive atravè voucher estanda ki kalifye sou revni; lòt rive atravè referans DTA (TAFDC, SNAP) oswa referans DCF. Pwosesis verifikasyon an se menm nan tout ka — konfime ke yon otorizasyon AK plasman egziste nan CCFA anvan swen kòmanse.
Pwochen Etap
- Apèsi obligasyon founisè: Gade Aksepte Sibvansyon (2.1)
- Kijan ranbousman fonksyone yon fwa otorize: Gade Kijan Ranbousman Fonksyone (2.4)
- Swiv prezans ak enskripsyon: Gade Swiv Prezans (2.7)
- Sa ki rive si gen yon erè bòdwo: Gade Pèman Enkòrèk ak Fwòd Founisè (2.9)
- Kontakte CCR&R ou a pou verifye estati voucher anvan aksepte yon timoun pou swen sibvansyone
在接受有补贴的孩子进入您的机构之前，您须核实该孩子在 CCFA 系统中有有效授权认定和入托安置。在未确认此事之前就提供托育意味着您将无法获得那几天的报销——反复发生可能触发供应商故意违规（PIPV）。
"凭证即将到来"不等于有效凭证。家长告诉您已获批准，或正在等待文件，并不意味着 CCFA 中已存在授权认定。请在孩子第一天入园之前向 CCR&R 核实。
"有效授权认定"的含义
有效授权认定意味着以下三项条件均已满足：
- 家庭已由其 CCR&R 或 DTA/DCF 认定具备补贴托育资格
- CCFA 中已存在授权认定记录
- 将该孩子与您特定机构关联的入托安置已录入 CCFA
三项条件须全部满足。家庭可能已具备资格且已有授权认定，但尚未在您的机构录入入托安置——在这种情况下，您不可以开始托育。
入托可以从何时开始
入托可在孩子的服务需求正式开始日期前最多 14 天启动（例如，在新工作开始之前）。但 CCFA 中须已有授权认定，此规定才适用。请联系 CCR&R 确认授权认定和入托安置，然后再允许孩子开始出勤。
EEC 也取消了"孩子须实际出勤一次才能开始付款"的要求。只要授权认定和入托安置均在 CCFA 中，且家长已提交孩子入托意向的书面通知，付款即可从入托第一天起计算——但同样，须先确认授权认定。
如何核实
联系您的 CCR&R 的 CCFA 管理员，确认：
- 该孩子是否有有效授权认定？
- 是否已在我的机构录入入托安置？
不要仅凭家长告知的凭证状态判断，请直接核实。
在无有效凭证的情况下接收孩子会发生什么
若您在 CCFA 确认授权认定之前就开始提供托育：
- EEC 不会报销那几天的费用
- 若反复发生或被认定为故意行为，可能被视为供应商故意违规（PIPV）
- 您无法追溯向 EEC 申请未授权托育的报销
财务风险由您承担——EEC 不会报销未授权的托育，也没有追溯补救途径。花几分钟核实是值得的。
接受不同转介类型的孩子
部分孩子通过标准收入资格凭证到来，其他孩子则通过 DTA 转介（TAFDC、SNAP）或 DCF 转介到来。所有情况的核实流程相同——在托育开始之前确认 CCFA 中已有授权认定和入托安置。
下一步
- 服务方义务概述： 请参阅接受补贴（2.1）
- 授权认定后的报销运作方式： 请参阅报销运作方式（2.4）
- 出勤和入托记录： 请参阅出勤记录（2.7）
- 若出现账单错误： 请参阅服务方不当付款和欺诈（2.9）
- 接受有补贴的孩子之前，请联系您的 CCR&R 核实凭证状态
What to do next
Contact your CCR&R to verify voucher status before accepting a child for subsidized care.
Qué hacer después
Contacte a su CCR&R para verificar el estado del voucher antes de aceptar a un niño/a para cuidado subsidiado.
Sa pou fè apre
Kontakte CCR&R ou a pou verifye estati voucher la anvan ou aksepte yon timoun pou swen sibvansyone.
下一步该怎么做
在接收孩子提供有补贴托育服务之前，请联系您的 CCR&R 核实补贴凭证状态。
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